Sondereigentumsverwaltung
Wenn Sie die Betriebskosten nach Kalenderjahren abrechnen, muss die Abrechnung für das Vorjahr grundsätzlich bis zum 31. Dezember beim Mieter eingehen. Fehlt im November noch die WEG-Abrechnung, wird die Zeit knapp.
Die Zwölfmonatsfrist läuft ab Ende des Abrechnungszeitraums, unabhängig davon, wann die WEG-Verwaltung liefert. Nur wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat, bleibt die Nachforderung erhalten. Auf eine säumige WEG-Verwaltung kann er sich dabei in aller Regel nicht berufen, weil er selbst dafür sorgen muss, rechtzeitig an die Zahlen zu kommen. Wer abwartet, trägt das Risiko.
Juni: anmahnen. Schreiben Sie die WEG-Verwaltung schriftlich an und bitten Sie um einen Termin für die Jahresabrechnung. Verlangen Sie zugleich Einsicht in die Verwaltungsunterlagen und beschaffen Sie die benötigten Abrechnungsbelege.
September: vorbereiten. Alles, was Sie ohne die WEG-Abrechnung wissen, kommt in die Mieterabrechnung: Grundsteuer, direkt abgeschlossene Versicherungen, die Vorauszahlungen des Mieters. Kennzeichnen Sie interne Platzhalter deutlich und geben Sie sie nicht ungeprüft an den Mieter weiter.
November: entscheiden. Fehlt die WEG-Abrechnung weiterhin, beschaffen Sie die Belege für den betroffenen Zeitraum und prüfen Sie, ob daraus eine vollständige Mieterabrechnung erstellt werden kann. Einen WEG-Beschluss müssen Sie dafür nicht abwarten. Wirtschaftsplan und Vorjahreswerte dürfen nicht einfach als tatsächlich angefallene Kosten übernommen werden. Bleiben entscheidende Unterlagen trotz rechtzeitiger Bemühungen aus, sollte das weitere Vorgehen vor Fristablauf rechtlich geprüft werden.
Dezember: zustellen. Sorgen Sie für einen nachweisbaren Zugang vor Ablauf Ihrer Abrechnungsfrist. Eine Übermittlung per E-Mail ist grundsätzlich möglich; prüfen Sie besondere vertragliche Anforderungen und sichern Sie den Zugangsnachweis. Bei Postversand sollten Sie ausreichend Reserve einplanen.
Eine spätere Korrektur zugunsten des Mieters ist grundsätzlich möglich. Eine zusätzliche Nachforderung nach Fristablauf setzt dagegen voraus, dass der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat.
Kommt die Abrechnung jedes Jahr zu spät, ist das ein Thema für die Versammlung. Die Gemeinschaft kann die Verwaltung zur Vorlage bis zu einem bestimmten Termin auffordern und bei wiederholtem Versäumnis abberufen. Als Sondereigentumsverwaltung sprechen wir das in Ihrer Vertretung an.
Ein Vorbehalt verlängert die Frist nicht. Entscheidend sind eine ordnungsgemäße Abrechnung und, bei einer verspäteten Nachforderung, die gesetzlichen Voraussetzungen einer Entschuldigung.
Nein. Vereinbarungen zum Nachteil des Mieters sind unwirksam. Ein freiwilliges Entgegenkommen des Mieters ist möglich, aber nicht durchsetzbar.
Ja. Wir fordern die Abrechnung frühzeitig an, beschaffen die benötigten Unterlagen und bereiten die Mieterabrechnung parallel vor. Zeichnet sich ein Fristrisiko ab, informieren wir Sie rechtzeitig und stimmen das weitere Vorgehen ab.
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